Intervista e approfondimenti dai team Operazioni e Logistica di ZKTeco Europe
ZKTeco Europe sa che la logistica e gli acquisti senza interruzioni sono essenziali per la soddisfazione dei clienti. Per garantire operazioni efficienti e consegne puntuali, ci affidiamo a un team dedicato dietro le quinte. In questa intervista presentiamo Daniela Muruzabal, Operations Manager, e Carlos Asensio, Logistics Manager. Condivideranno la loro esperienza e le loro intuizioni su come ZKTeco Europe fa funzionare le cose senza intoppi, assicurando che i nostri partner ricevano i prodotti di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno.
Daniela Muruzabal, Direttore operativo
Carlos Asensio, Responsabile della logistica
La logistica di ZKTeco Europe
Intervistatore: Grazie a entrambi per esservi uniti a noi oggi. Cominciamo con Carlos Asensio. Può illustrarci gli obiettivi principali del dipartimento logistico di ZKTeco Europe?
La missione principale del reparto logistico di ZKTeco Europe è gestire il flusso e lo stoccaggio efficiente dei nostri prodotti dal momento in cui arrivano al nostro magazzino fino a quando vengono preparati per gli ordini dei clienti. Ciò include la garanzia di consegne puntuali, il mantenimento di un'elevata qualità del servizio attraverso una comunicazione coerente con la sede centrale e i reparti interni e la gestione efficace delle scorte.
Quali sono i fattori chiave che contribuiscono al successo del vostro reparto nel raggiungere consegne puntuali e un'elevata qualità del servizio?
Abbiamo implementato un processo semplificato per la ricezione, la gestione e la spedizione delle merci. Utilizzando una combinazione di sistemi di tracciamento avanzati e procedure ben definite, garantiamo che i prodotti vengano consegnati in tempo e in condizioni eccellenti. Inoltre, manteniamo canali di comunicazione coerenti sia con la sede centrale che con i reparti interni, il che è fondamentale per mantenere i nostri elevati standard di servizio.
Può descriverci il processo di ricevimento delle merci e come viene gestito?
All'arrivo, la merce viene scaricata e controllata in base alle bolle di consegna per garantirne l'accuratezza. Quindi viene inserita nel nostro sistema SAP e spostata nelle aree di stoccaggio designate. Il nostro team di controllo qualità ispeziona anche le merci per garantire che soddisfino i nostri standard prima di essere immagazzinate.
Quali strategie utilizzate per bilanciare i livelli delle scorte ed evitare l'eccesso di scorte o il loro esaurimento?
Utilizziamo una combinazione di controlli regolari dell'inventario e di analisi dei dati per monitorare i livelli delle scorte. Prevedendo la domanda e pianificando di conseguenza, possiamo mantenere livelli di scorte ottimali. Ci coordiniamo inoltre strettamente con il reparto acquisti per garantire il rifornimento tempestivo dei prodotti più richiesti.
Quali sono alcuni dei recenti miglioramenti o innovazioni nei vostri processi logistici?
Un miglioramento significativo è l'integrazione di un sistema avanzato di gestione del magazzino che migliora la nostra capacità di tracciare e gestire le scorte in tempo reale. Inoltre, abbiamo ottimizzato il processo di preparazione degli ordini per ridurre i tempi di gestione e migliorare l'accuratezza. Per garantire una maggiore affidabilità, abbiamo ampliato la nostra rete di trasporto. Questo ci permette di reindirizzare le consegne in caso di interruzioni con il nostro fornitore principale, riducendo al minimo i ritardi e mantenendo gli ordini in linea.
Operazioni e acquisti di ZKTeco Europe
Passiamo ora a Daniela Muruzabal. Come fa il reparto operativo a garantire una fornitura efficiente di prodotti per soddisfare le richieste dei clienti?
In ZKTeco Europe, otteniamo una fornitura efficiente di prodotti attraverso un approccio collaborativo. Il nostro team operativo integra logistica, acquisti, RMA e officina, favorendo una stretta comunicazione e processi interni semplificati. Questa attenzione alla collaborazione assicura un flusso costante di prodotti che soddisfa le esigenze dei clienti.
Sheila Rivas, la nostra responsabile degli acquisti, svolge un ruolo fondamentale in questo processo. Gestendo meticolosamente gli ordini di acquisto (PO) in base alle previsioni della domanda e ai livelli attuali delle scorte, aiuta a prevenire gli stock e assicura un flusso regolare di prodotti per soddisfare le richieste dei clienti.
Può descriverci il processo di gestione degli ordini di acquisto e le sue varie fasi?
Certo, il nostro processo di gestione degli ordini di acquisto è un sistema a più fasi progettato per garantire efficienza e controllo. Ecco una ripartizione delle fasi principali:
- Generazione dell'ordine: Questa fase può variare a seconda della fonte (richiesta interna, ordine del cliente) e della destinazione (in Europa) della merce. Indipendentemente dal metodo, una comunicazione chiara garantisce l'accuratezza dei dettagli dell'ordine.
- Emissione e gestione del PO: Una volta finalizzati i dettagli dell'ordine, emettiamo un ordine di acquisto formale a ZKTeco China, assicurandoci che sia in linea con i nostri livelli di inventario e la domanda prevista. Gestiamo poi meticolosamente l'ordine d'acquisto per tutto il suo ciclo di vita, monitorandone lo stato e assicurandone la puntuale evasione.
- Gestione e monitoraggio delle spedizioni: Collaboriamo strettamente con ZKTeco China per coordinare la spedizione delle merci. Utilizziamo solidi sistemi di tracciamento per monitorare l'avanzamento della spedizione e garantirne l'arrivo puntuale.
- Ricevimento della merce e controllo qualità: All'arrivo, lavoriamo a stretto contatto con il team logistico per ricevere la merce e verificarne l'accuratezza rispetto all'ordine di acquisto e alla bolla di accompagnamento. Vengono inoltre eseguite procedure di controllo della qualità per garantire che i prodotti soddisfino i nostri standard prima di essere aggiunti all'inventario.
- Elaborazione dei pagamenti: Infine, collaboriamo con il reparto finanziario per garantire pagamenti tempestivi e accurati entro i termini di pagamento concordati.
Questo approccio completo garantisce un flusso regolare, riduce al minimo le interruzioni e ci permette di soddisfare costantemente le richieste dei clienti.
In che modo il vostro reparto gestisce il modulo di acquisto SAP per mantenerlo aggiornato?
Aggiorniamo regolarmente il modulo di acquisto SAP definendo nuovi articoli, includendo i codici necessari e mantenendo i listini di acquisto. In questo modo garantiamo che tutte le informazioni relative ai nostri prodotti siano aggiornate e precise, facilitando le operazioni di acquisto.
Quali sono le principali sfide che il suo team deve affrontare nel reparto acquisti?
Gestire efficacemente il reparto acquisti richiede di navigare in un panorama dinamico. Ecco le due sfide principali che affrontiamo. Da un lato, bilanciare l'efficienza dei costi e la puntualità delle consegne, dall'altro adattarsi alle fluttuazioni del mercato. Pur sfruttando i vantaggi dell'acquisto centralizzato, riconosciamo anche la necessità di agilità. Lavoriamo a stretto contatto con la sede centrale degli acquisti per garantire prezzi competitivi per i prodotti provenienti da ZKTeco China. Inoltre, utilizziamo strategie come le tecniche di previsione e i livelli di sicurezza delle scorte per mantenere le consegne puntuali ed evitare gli stock nel mercato europeo. Questo approccio collaborativo garantisce l'efficacia dei costi senza compromettere il servizio al cliente.
Ci sono stati recenti miglioramenti dei processi o integrazioni tecnologiche che hanno migliorato l'efficienza degli acquisti?
Assolutamente sì! Abbiamo implementato diverse iniziative per migliorare l'efficienza degli acquisti. Ecco un paio di esempi chiave. Abbiamo adottato un sistema di pianificazione della domanda più sofisticato, che ci permette di prevedere con maggiore precisione il fabbisogno di prodotti. Questo ci aiuta a garantire i giusti livelli di inventario per soddisfare la domanda dei clienti senza inutili scorte o eccedenze. Abbiamo integrato i nostri sistemi con quelli dei nostri principali fornitori. In questo modo miglioriamo la comunicazione, automatizziamo le attività e snelliamo il processo di gestione degli ordini, con conseguente accelerazione dell'evasione degli ordini e riduzione degli errori.
Inoltre, il nostro team di acquisto valuta costantemente nuovi fornitori per identificare i prodotti più richiesti dal mercato. Questo approccio proattivo ci aiuta ad ampliare la nostra offerta e a soddisfare le esigenze dei clienti in continua evoluzione.
Grazie a entrambi per i vostri approfondimenti. È stato molto istruttivo.
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